湖南交通工程学院文件

湘交院财〔2023〕186号

关于印发《湖南交通工程学院

会计档案管理办法》的通知

各院、部、处、室、馆、中心:

根据2023年8月30日校党政联席会议精神，现将修订的《湖南交通工程学院会计档案管理办法》予以印发，请遵照执行。

附：湖南交通工程学院会计档案管理办法

湖南交通工程学院

2023年12月28日

报：福生董事长、治亚校长、文君书记，刘杰副董事长，文武常务副校长，其他校领导

湖南交通工程学院党政办公室                2023年12月28日印发

（共印45份）

附.

湖南交通工程学院会计档案管理办法

为了加强我院的会计档案的管理，依据财政部、国家档案局下发的《会计档案管理办法》和市财政局、，结合我院实际情况，特制定本办法：

一、会计档案及归档范围

1．会计档案包括：会计凭证、会计帐簿和会计报表以及其它核算材料。

2．会计档案归档范围的详细目录见附件。

有关财务会计工作的方针、政策、制度、预算以及具体的财务工作计划，工作总结、报告以及上级单位对学校决算的批复等文件材料不属于会计档案归档范围，应按文书档案管理办法立卷、移交。

二、会计档案的管理、立卷、移交

1．我院会计档案，由院办档案室和财务处共同管理。

2．会计档案在会计年度终了后，由财务处整理、立卷，编写案卷目录，统一向档案室移交。为利用方便起见，会计档案案卷经院综合档案室查收后由财务处负责保管，期限二年。保管期间，严格执行档案管理有关规定。二年后，再向院办档案室移交案卷。

三、立卷方法

1．会计凭证。一般按月立卷。会计人员根据凭证记帐后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每册为一卷，装订前要剔除金属物，编写百号。记帐贷证附件，做到整齐、结实、美观。要填写好凭证封面和卷脊（注明单位名称、年度、月份和起止日期，凭证种类、起止号码），并在封面与卷脊的接封处，加盖指定印章。

2．会计帐薄。按年度立卷。在会计年度终了，进行整理立卷，立卷时要按帐薄的种类进行，一本帐簿为一卷，本册帐薄应保持原来面目。活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号，装订成册，每本帐簿要加贴封面。

3．会计报表。按年度立卷。立卷时，区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分别组卷。

四、分类与排列

1．会计年度——名称分类法。即：把一个会计年度内形成的会计档案，分为凭证、帐簿、报表等类，然后分别组成若干保管单位。

2．案卷排列采取年度类别排列法。即：每个会计年度终结后，按帐薄、凭证、报表顺序排列。再按保管期限长短排列，期限长的排在前头，期限短的排在后头。

编号要合理，便于管理和查找。根据排列方法选用一个年度内一卷（册、盒）给一个流水号的方法。

五、会计档案的利用

调阅会计档案应履行登记手续，按院有关规定办理。各单位查阅需到档案室填写借阅单，并由单位领导签字，经会计部门负责人批准。档案原件不能借出，如特殊需要，须报主管校长审批，并办理借阅手续，查阅者，不得私自对档案勾划，不准拆散原卷册，更不能抽换。

六、销毁

各种会计档案的保管期限，根据财政部、国家档案局一九八四年六月一日颁发的《会计档案管理办法》规定，分为永久、定期两类。定期保管期限分为三年、五年、十五年、二十五年四种。保管期限满要销毁时，要编造销毁清册，报院领导审批。对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，以及有重要参考价值的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，直至确无保存价值时再销毁。监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

七、其他

本制度自发行之日起施行，原《湖南交通工程学院会计档案的管理办法》（湘交院财〔2014〕31号）同时废止。本制度由财务处负责解释。

附：财务处归档范围（略）

1．上级下发有关财务工作的文件（长、短）

2．财务处请示报告及批复（永、长）

3．财务处下发文件、通知、规定（长期）

4．财务处各种统计报表（永、长）（财会档案）

5．年度预决算及上级的批复（永、长）

6．财务工作计划、总结（长期）

7．财务检查、监督形成的材料（长、短）

8．会计凭证、会计帐簿目录

9．财务审计工作形成报表、材料

10．按规定年限移交会计档案

11．人员花名册

12．其它