费用报销规范指南

一、费用报销单填写规则

1. 费用报销单需填写完整：包括申请人、联系电话、报账部门、日期、事由（具体费用的原因及用途）、大小写金额、合计数。

2. 附件张数、报销人及审批人员的签字。

3. 金额处不能留有空格，金额完整填写至元、角、分。正确写法：￥100.00；错误写法：￥100、100.00。

4. 小写金额与大写金额保持一致。

5. 填写预算项目名称，与下发至各部门负责人年度预算中预算项目名称一致。

6. 报销单不得涂改，如有错误，请重新填写。

7. 之前在财务有借款的请注明清楚。

8. 借款：未在规定时间（三个月）内还清的员工，执行后账不借的规定。

9. 金额大写要准确：零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿；大写金额无数字部分没有要求用零或ⓧ补齐。例：正确写法：小写￥12345.60，大写壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角零分或壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角ⓧ分；错误写法：小写12345.60或￥12345.6或12345.6，大写壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角。

二、报销原始凭证的要求

1. 当事人应充分取得费用的相关单据，如：合同或协议、合法的票据等，合法（被税务机关认可）的票据，原则上需提供发票才能报销，发票背面经手人+证明人需签字，模板（经手人：“某某”，证明人“某某某”），电子发票签字模板：“本人承诺此电子发票只报账一次+报账人签字”。

2. 组织学生活动或员工活动须附活动申请表（含活动名称、时间、地点、人数、活动目的、物品或费用清单）。

3. 会议餐费附会议纪要（含会议议题、时间、地点、会议主要内容、参会人员等），举办讲座、培训等会议提供讲座、培训等申请表，请参照科技处科研会议《湖南交通工程学院举办自科理论类论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等申请表》。

4. 车费：所有车票都需注明出发地和目的地，以及乘坐日期等字段，与审批单中事由及时间段保持一致。火车、高铁、机票乘坐人姓名需与审批单中申请人一致，如有同行者请于付款事由中备注。

5. 报销车票时，有同行者，注明同行者几人及姓名。

6. 开具增值税普通发票时，其中货物或应税劳务、服务名称需列明详细内容，例如开具办公用品一批，同时出具从开票系统打印出来的货物清单，自行制作的A4纸货物清单无效；或者直接要求销售方将明细开具在发票货物或应税劳务、服务名称中。

7. 其他票据需符合学校标准，也应同时注明费用的用途及时间。符合规定的正常接待支出列明接待事由、时间、人员。

8. 发票名称：湖南交通工程学院，发票税号：524300003295402216，纸质发票应加盖发票专用章，发票中发票号码与发票代码各有两处地方标注，应一一对应。

9. 以个人名义在税局代开发票，报账同时需提供个人所得税完税证明。

10. 所有的票据开具时间需与付款审批单中付款事由写明的时间一一对应；科研报销的票据严格要求在项目立项时间和结题时间范围之内才能报销。

11. 发票与收款人不一致时，提供签字盖章版本授权委托收款书，参照模板《委托收款书范本》。

12. 票据内容请据实出具，与报销事项一一对应；科研报销发票应与项目内容相关，具体报销费用比例详情请参考科技处发文。

13. 当月费用当月报销，同一事件发生的费用应一次报销（除科研经费）。

三、贴票方法和要求

原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等，应按照类别分别粘贴，把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起。

1. 粘贴票据的范围大小：应在费用报销单据大小范围内进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多的凭证，应用与费用报销单据同样大小的结实的白纸（使用过的纸亦可，外露部分应保持洁白）先进行粘贴，然后再将该白纸的左侧粘贴在费用报销单据的后面。（粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围）。

2. 粘贴要求：

① 原始发票单据及附件需由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据上侧及附件的左侧，从装订线（粘贴单左侧1-2厘米位置外）开始粘贴，将票据向右边均匀排开纵向粘贴，注意不能将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象；粘贴的原始发票单据及附件需在费用报销凭证的大小范围之内，个别规格参差不齐的原始凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但需保证原始凭证内容的完整性。对于粘贴比费用报销单据大的原始发票单据及附件，粘贴位置也应在票据左侧，单据上边和左边与费用报销单对齐，超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内。

② 车、高铁票需在距离粘贴单左侧1-2厘米位置外开始粘贴，姓名、时间、金额不能被任何地方遮盖，需排面整齐。

3. 如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴。

4. 发票粘贴实例：

5. 注意事项：

（1）原始发票单据及附件的粘贴整齐，不能将票据颠倒放置、粘贴。

（2）不能用订书机订原始发票单据及附件。不能用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用报销单据后面。

（3）对于粘贴不规范的费用报销单据，请自行重新粘贴。

四、报销手续及签批齐全

1. 严格按照财务部门下发的审批制度执行。

2. 对于要求有证明人的采购单据，应有证明人签字；共同对报销的真实性负责。

3. 未达到入库条件：对于有购买数量的物品，由签收人进行签收，核对数量。

4. 达到入库条件：凡购买的物品及低值易耗品，报销时都需附物品申购单及入库单。

5. 固定资产：提供出入库单。

五、报销凭证的签字要求

1. 根据报账流程分层级依次签字，不能越级签字。

2. 签字人应当署名日期。

3. 领导签字应当明确表明是否同意报销。

4. 二级学院（部）预算内支出在3000元以内且符合支出规定的，由院长（部主任）审批，超过3000元但小于2万元的，由分管校领导审批；非常规支出或超2万元的支出须经校长审批。

5. 教辅及行政职能部门预算内支出在1000元以内且符合支出规定的，由处长（部长、馆长、主任）审批，超过1000元但小于2万元的，由分管校领导审批；非常规支出或超2万元的支出须经校长审批。

6. 特殊开支及超出预算的经费审批。特殊支出，如非经常性支出、特殊的业务接待费、大额劳务支付、超标准报账、非正常退学费、赞助费、教学仪器设备添置等，须由校长审批。预算外的费用或超5万元的支出须经学校董事长或其授权人核准。

7. 有多张凭证都需要签字时，经办人、证明人、部门负责人要分开签字，不能使用复印纸。

8. 各级审批负责人因公出差等原因，须由他人临时代理审批职责的，应由部门出具委托书报财务处备案。审批人恢复履行审批职责时，应先行书面通知财务处，并收回临时代理人的代理权。

9. 各部门正职的费用报销需副职签字，实行相互监督的职责。

10.    按规定顺序签字：

（1）费用付款审批单：申请人（填写费用申请单，并粘贴整理好原始凭证）--报账人（初步审核，递交报账资料至财务处）--部门负责人（核对事情真实性并签字）--费用归口部门负责人（核对事情真实性并签字）--分管校领导（核对大金额的事情真实性并签字）--财务审核（对是否在预算范围内及票据真实性进行审核）--分管财务校领导（协助校长对重大金额和资金流动性审批）--校领导（对重大金额和资金流动性审批）--董事长（对特殊开支和超预算的经费审批）--出纳付款（根据合规的票据进行付款），注：视金额大小及发票合规性，可缩短流程。

（2）科研（包含大创、教研教改等）项目经费核销表：申请人（填写费用申请单，并粘贴整理好原始凭证）--报账人（初步审核，递交报账资料至财务处）--项目负责人签字（核对事情真实性并签字）--科技处意见（核对事情真实性并签字）--分管校领导意见（核对大金额的事情真实性并签字）--财务审核（对是否在预算范围内及票据真实性进行审核）--分管财务校领导意见（协助校长对重大金额和资金流动性审批）--校长或董事长意见对特殊开支和超预算的经费审批）--出纳付款（根据合规的票据进行付款），注：视金额大小及发票合规性，可缩短流程。

备注：

①部门负责人、科研项目负责人：校内各部门主要负责人是本部门经费的审批负责人；科研项目负责人是该项目经费的审批负责人，科研项目学科归属学院主管科研副院长监督联签（无归属学院的由部门负责人监督联签）。各审批负责人应组织完善本部门（项目）管理制度；严格执行学校预算（科研主管部门批复预算）管理，经费审批要明确支出科目，并建立相应经费使用台账，方便审批备查。审批负责人必须按相关内控流程认真履行事前立项审批（审批单或实施方案）、事中事后监管职责，并对审批事项的真实性、合规性、有效性、完整性等承担直接责任。

②经费归口管理部门：学校各职能处室是各类专项经费的业务归口管理部门，部门主要负责人是审核归口管理专项经费支出的审批负责人。审批负责人要不断组织完善专项经费管理办法，组织按程序审定项目执行方案并领导实施，监督预算执行，负责组织各项目绩效考核，年终将考核意见汇总，报主管校领导审批后送财务处。审批负责人对经费使用的真实性、合规性、有效性、完整性等承担监 督管理责任。

③分管校领导：各分管校领导是其职责分工范围内的大额经费支出和资金分配方案的审批负责人。审批负责人要对各项目严格刚性预算，指导事前调研、论证，审定执行方案，完备审批和执行程序，指导绩效考核评价并审批评价结果。审批负责人承担相应管理责任。

④分管财务校领导：协助校长负责对大额经费支出和资金流动的审批。审批负责人应根据相关政策要求， 不断完善学校财务管理内控制度，优化业务环节设计，组织全校预算绩效考核。审批负责人承担相应管理责任。

⑤校长：校长是学校预算内财务支出的审批负责人，对学校财务工作负总责。

⑥董事长：董事长是学校特殊开支、超出预算的经费及资本性支出审批负责人（含基本建设、维修经费、采购与招投标等项目重大财务支出的审批负责人)。

11.    各部门委派一名成员进行统一报账，按照报账要求先行审核，审核内容：付款单填写是否合规（借款是否写明冲借款）、票据基本信息是否合规，签字是否齐全。

12. 员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。