第一章 前言
团员档案是团员身份的重要标志，也是团员重要经历的体现。团员档案管理工作在团组织建设中位置十分重要。做好团员档案的管理工作，可以使团组织对每个团员的情况有一个基本的了解，有利于对团员的教育和管理。为使我校团员档案的管理规范化、系统化、条理化，做好团员档案的转接、移交及管理工作，制定如下团员档案的管理办法：
第二章 团员档案的主要内容
第一条 必须具备的资料：入团申请书、入团志愿书、团员证。
第二条 团员在校期间奖惩情况登记表（包括：团内奖励决定、团内处分的调查、本人检查和组织决定）。
第三条 其他团内相关资料。
第三章 转接、移交制度
第四条 新生团员档案的转接：
（一）新生在入学报到后必须在规定时间内由本人携带的由原来学校团组织密封的团员档案上交给各班团支书，由各班团支书负责将新生团员资料汇总并填写《湖南交通工程学院新生团员档案登记表》。
（二）各学院团总支应对所有转接的新生团员档案进行收集、整理、记录备案，填写《湖南交通工程学院新生团员档案汇总表》后统一上交校团委组织部。
（三）各学院团总支应对所有转接的新生团员档案记录备案，团员档案以何种办法转递，应在团组织关系介绍信的“备注”栏内注明。
（四）对于通过邮政转递的团员档案，各学院团总支应及时做好接收登记工作。
（五）校团委根据每年新生报到情况，下发文件通知各学院上交新生团员档案的具体时间。上交期间，由各班团支书或组织委员在学院团总支的带领下统一到校团委组织部上交团员档案，校团委审核上交的团员档案，对于档案不全等情况根据具体要求进行处理。
（六）校团委对所有转接的新生团员档案分学院分班级记录备案。
第五条 团员档案的移交：
（一）团员因毕业、升学等原因离开原单位时，其档案应及时转递；毕业或转学（转出）由校团委统一办理转出手续，办理时须上交本人团员证。
（二）凡属团组织管理的团员档案，应由团组织密封后交给毕业班的辅导员老师，再由辅导员老师转交给团员本人携带；不便交本人携带的，则由团的组织通过机要交通或挂号邮政负责转递。
（三）代转办理别人档案的，必须带上所转人的团员证或身份证，并出示自己的身份证，并在团员档案表上签字，否则，不予办理代转档案。
（四）团员因转学、退学等原因离校，需在离校前持团员证和团总支开具的证明（证明中需说明因何原因离校及团费缴至时间），到校团委办理组织关系转出手续。校团委应在团员证“组织关系转出”一栏填写转出日期、原因及团费缴至时间，并加盖校团委印章。
（五）新生、转专业团员的组织关系必须在各学院团总支规定的时间内收集、整理、归档。
（六）新、老团员如有团员档案中的其中一份材料（如：入团志愿书、团员介绍信、团员证等）遗失的，以学院为单位进行登记，在发展新团员期间统一到校团委补办。若所有档案都已遗失，则应重新申请入团。
（七）毕业生团员组织关系的转出手续办理，由学院团总支收齐以下相关材料，在规定的时间集中到校团委办理。相关材料包括：1、毕业生的团员证；2、院毕业生团员名单一份。
（八）新参加工作的教职工团员在报到后，持有关团籍证明到校团委办理组织关系转入手续；教职工团员因工作调动，凭相关人事证明及时办理组织关系的变更或转出手续。
（九）校团委应建立档案资料柜，由档案管理人员将需要归档的材料加以系统的整理分类，建立团员档案盒及团员登记簿。
第四章 归档制度
第六条 团员档案的管理自团员入学之日起，团员毕业离校之日止。超龄离团的团员档案材料，从超龄离团之日起，保存三年后销毁。
第七条 受团内处分的团员档案材料，从出团之日起，保存十年后销毁。
第八条 死亡、自动退团的团员档案材料一般不再保存。自行脱团的团员档案，保存三年后销毁。
第九条 毕业团员档案保存三年后销毁。
第十条 凡需销毁的团员档案，由校团委负责，进行登记，以备查考。
第十一条 非团员在校期间如申请入团，可向学院团总支提出申请，按相关程序办理。入团后，建立个人团员档案。
第五章 管理制度
第十二条 管理时间从团员关系转入本院团组织之日起（在各学院团总支申请入团的团员从批准入团之日起），至团员组织关系转出日止。
第十三条 团员档案的管理工作有专人管理，根据团员数量变动情况，定期核查整理，确保无缺漏、遗失、损坏等情况。
第十四条 档案管理人员要做好保密工作，不准私自摘引秘密文件和摘抄档案材料的内容。
第十五条 档案管理人员变动时，要对所保管的档案进行清查，核对无误后方可办理交接手续。
第十六条 凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2天内归还。
第十七条 借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。
第十八条 凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。
第十九条 各团总支要根据团员数量的变动情况对团员档案进行定期整理，并定期上报校团委。
第二十条 团员证必须在每年团员教育评议结束后按时注册，两次注册时间间隔最长不得超过15个月，逾期取消团员资格。
第二十一条 各团总支、团支部应建立总支、支部团员电子档案，电子档案的主要项目有：姓名、性别、出生日期、民族、入团时间、团内职务、奖惩情况、备注等。团员的登记要作到内容准确，避免漏登、错登、重登。
第二十二条 团员在校期间的奖惩、思想汇报、检查和组织决定等材料，要及时放入档案。
第二十三条 团员年龄在28岁超龄离团。年满28周岁的团员，团支部应按照本人申请、支部讨论的程序为其办理超龄离团手续，并报上级团组织备案，档案另行管理。