第一章 总则
第一条 为了进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化、信息化，维护档案的真实性、严肃性，学生档案管理服务体系。依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《湖南省普通大中专学校毕业生档案及户口管理办法》的有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称学生档案是指：按国家计划招收的本、专科且获得学校学籍的学生档案。
第三条 学生档案管理体系：学生档案管理工作实行“学生工作处统一指导、二级学院直接管理，辅导员组织落实、学生本人积极参与”的原则。学生毕业前的档案（电子、纸质）由学生工作处、二级学院管理，学生毕业后的档案由学生工作处应学生意愿转递学生就业单位或有关托管部门。
辅导员是学生档案材料收集、整理和完善工作的第一责任人；负责学生档案材料的收集、整理和完善工作；学生工作处对学生档案的收集、整理和完善提出具体、规范的要求，按照本办法做好学生档案的统一管理工作，做到安全、保密、系统、完备。
第二章 档案材料
第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了适应国家人事工作的需要，学生档案除招生录取时已有的原始档案材料外，应不断充实和完善学生在校期间的各种档案材料。
（一）入学档案材料：高考档案、录取通知书
新生入学档案由新生入学报到时自带，辅导员应及时收齐、整理。整理时，应检查档案密封是否完好，材料是否齐全。随后将原新生档案及《录取通知书》一并装入我院统一印制的档案袋，并按学号先后顺序进行排列。辅导员对新生班级学生的档案不完备的要清查汇总报学生工作处档案管理员备案。
（二）入学后档案材料
1．《奖惩材料》：国家奖学金、励志奖学金、校级以上荣誉证书复印件，学生处分或处分撤消材料，辅导员组织装入学生档案。
2．《毕业生登记表》：一式一份，由学生工作处统一印制，学生本人填写，辅导员组织装入学生档案。
3.《实习生登记表》：学生本人详细叙述实习主要内容、收获、体会，问题和建议。实习指导老师的评价和实习单位意见，加盖单位行政印章生效。
4.《毕业生成绩单》：学院教务处负责提供、打印盖章生效。
5．《体检表》：由学院医务室提供，辅导员组织装入学生档案。
6．其他有必要装入档案的材料。如学生职业资格证书复印件，辅导员组织装入学生档案。
以上材料需加盖单位公章的应按要求加盖相应公章或签章，需装袋的部分，全部由辅导员负责组织装入学生档案。
第五条 学生在校期间的档案材料或打印、或用碳素黑色签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔、蓝色墨水以及复写纸书写，除荣誉证书等证书外，档案材料一般应使用原件。应保护档案，不准在档案材料上划圈、涂抹、批注、删改。
第六条 档案袋封面的填写。新生入学后，应使用学校统一印制的档案袋。应保持档案封面的整洁、干净并以正楷字填字，档案编号即为学生学号。已装入档案的材料应在封面相应的位置打“√”标注。
第三章 档案归档
第七条 录取报到的新生高考档案及《录取通知书》应在新生报到后一个月以内完成。
第八条 学生取得各类奖惩的材料，应在形成文件下发后的一周内归档。
第九条 《毕业生登记表》《实习生登记表》在学生毕业当年的六月底前由学生工作处组织辅导员将档案归档装入学生档案袋。
第十条 学生工作处七月底前完成当年所有毕业生的档案整理、完善、接收工作。
第四章 保管与查询
第十二条 学生档案实行规范管理。档案材料要登记、编号、造册、分类、排序。要严格保密，并防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防光、防霉、防高温、防鼠等。做到科学规范、方便查找。
第十三条 新生入学档案整理完毕后，辅导员统一存放学生工作处。学生工作处负责抽查资料落实情况。
第十四条 因工作需要查阅学生档案时，本院人员须说明查询内容及目的，经档案管理人员同意并进行登记方可查阅。校外人员需要查阅档案时，应持有单位介绍信，并进行登记。
第十五条 学生档案不予外借，凡借阅的档案，要严格保管、遵守保密制度、不得私自复制、拍照、涂改、勾划、增加或撤换。否则，由此造成不良后果的，当事人应当承担责任。
第五章 投递与提取
第十六条 学生档案通过机要渠道传递，必要时可派专人送取，特殊情况需自带的，携带过程中档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。
第十七条 学生工作处应在十月底之前按本办法中第二章、第三章，完成毕业生档案整理、接收工作。
第十八条 学生在毕业当年七月底未申请本人档案去向，学生工作处按照相关规定可转入其生源所在地的人才交流中心托管或学校所在市人才交流中心托管。
第十九条 退学、开除学籍以及其他原因丧失学籍者，其本人档案按《普通高校学生管理规定》退回其家庭户籍所在地。
第二十条 毕业生档案由学生工作处负责发放，以班级为单位打印《学生档案发放名册》。通过机要邮递的毕业生档案应登记造册，毕业生档案《机要文件交寄回执单》原件由学生工作处留存。
第二十一条 所有学生档案的转进、转出必须登记造册。
第二十二条 毕业生凭本人毕业证、身份证和调档函领取本人毕业档案。档案管理员在发放学生档案时，须让学生在《学生档案发放名册》上签字。
第六章 附则
第二十三条 本办法自下发之日起执行，由学生工作处负责解释。
湖南交通工程学院毕业生档案注意事项
1.认真填写档案袋。字迹清晰，内容规范，注意本科四年，专科三年，专升本二年。户籍地址需要填写到县级，比如衡阳市衡南县、株洲市茶陵县等。
2.档案内的资料包括：录取通知书，新生报名表，考生材料，成绩单，毕业生登记表，报到证（白联），体检表，德育学分表，奖惩材料，实习报告（如果院系需要就留存在院系，如果院系不需要就放入档案袋），实习手册（护理系独有材料，其他院系不要，注意不要放入实习证明）
3.档案袋以班为单位上交至航母楼208，上交前请认真核实资料是否完整，如果有资料不全的档案请单独分开处理。注意今年在我校考上专升本的学生档案不邮寄，上交时单独分开。
4.需要邮寄往单位，升学去其他高校，需要开调单函才接收的人才市场，这三类情况，请学生自己带好调档函或者三方协议的复印件，拿着自己的档案，单独来找我邮寄。
5.大批量邮寄档案的时间一般会8月初左右，档案去向查询到时候可以关注“湖南交通工程学院”微信公众号，“微服务”功能可以查询档案去向。此查询功能仅可查询由学校邮寄去户籍地的学生档案。
6.请确保每位同学的档案都及时上交。