湘交院教〔2018〕140号
为进一步规范我校教学档案管理工作，提高教学档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据教育部《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）和《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）等文件要求，结合我校实际，特制定《湖南交通工程学院教学档案细则》。
一、总则
（一）教学档案是指在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成，以文字、图表、录音、影像等不同形式、载体存在，具有一定保存价值的教学材料总称。
（二）教学档案工作是教学管理的重要组成部分，教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志，也是反映学校教学过程、教学建设与改革的重要依据，在布置、检查、总结、评估教学工作的同时，也应做好教学档案建设的相关工作。
（三）教学档案由材料形成部门立卷归档，各相关职能部门和院（部）应明确档案管理工作人员，统一管理本部门的教学档案，具体负责本单位教学材料的形成积累、收集整理、立卷归档和保管等工作。
（四）教学档案分为永久、长期、短期三种保管期限，其保管期分别为15年以上、10年、5年。教学档案实行学校集中统一管理和形成者自行管理相结合，凡属永久性的教学档案一律移交学校档案室保管，其它教学档案由材料形成的相关职能部门和教学单位自行保管。
二、归档规范
我校教学档案分为综合、专业与课程建设、教学改革与成果、教师与教学管理人员、教学运行管理、实践教学、教学条件与利用、学籍管理、考试管理、教学质量监控共10个大类，114个分类。各类教学档案的类目名称、归档内容、归档单位及保管期限如下表（附后）。
三、归档要求
（一）凡需归档的教学文件材料，必须遵循教学文件材料的自然形成规律，保持归档材料之间的联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理。
（二）凡需归档的教学文件材料，尽量采用原件，规格相对统一，一般用计算机打印，不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹工整，图文清晰。各种印鉴、签字等手续齐备、规范。
（三）凡需归档的教学文件材料，除以纸质形式归档外，还应以电子形式做好相应的归档工作。
四、收集、鉴定与管理
（一）教学档案的收集
1.收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集。
2.必须保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。
3.所收集的教学文件材料按各大类分别积累，进行预立卷，并按时间先后顺序排列。
（二）教学档案归档前的鉴定
1.鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。
2.决定保存价值有两个因素。一是档案自身的特点和状况，例如档案的内容、来源、形成等是决定保存价值的基础；二是档案向社会提供利用的效果。
（三）教学档案的保管和利用
1.教学档案分别由归档单位保管和集中保管。要求有专人负责管理，存放在安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨的地点，切不可丢失、损毁。定期或不定期检查，发现问题和隐患，及时向领导报告、处理。
2.定期对保管期限已满的档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，征得有关部门的同意，并编制销毁清册经学校领导批准后予以销毁，未经鉴定和批准，不得销毁。
3.按照学校档案室的要求，教学管理部门向本单位教职工提供当年的教学档案材料，往年教学档案一律由学校档案室负责办理查询、借阅手续。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校校长批准。
（四）归档时间
教学档案由各单位兼职档案员收集齐全并立卷归档，教学综合管理文件材料于次年5月底前归档；学生成绩总表，毕业生论文（设计），各科考试试卷等其他文件材料按学年于9月底前归档。不需要移交档案室的由各单位妥善保管。
五、附则
本细则自发布之日起施行，由教务处负责解释。
湖南交通工程学院
2018年10月10日
